Information nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Bewerber bei Nutzung unseres Bewerbermanagementsystems HiBob (Applicant Tracking System)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der transparente Umgang mit der Verarbeitung dieser sind uns sehr wichtig. Wir möchten Sie nachfolgend über die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns aufklären:

Verantwortlicher:

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist – abhängig vom Empfänger Ihrer Bewerbung:

  • IGEL TECHNOLOGY GMBH, Maria-Cunitz-Str. 7, 28199 Bremen, Deutschland, Phone: +49 421 52094 0, E-Mail: jobs@igel.com
  • IGEL TECHNOLOGY (AUSTRIA) GMBH, Donau-City-Str. 7 – OG29A, 1220 Wien, Österreich, Phone: +43 1 263 1391, E-Mail: jobs@igel.com
  • IGEL TECHNOLOGY BVBA, Researchpark Haasrode 1820, Interleuvenlaan 62, 3001 Leuven (Heverlee), Belgien, Phone: +32 16 39 47 57, E-Mail: jobs@igel.com
  • IGEL TECHNOLOGY BV, Pettelaarpark 84, Den Bosch, 5216 PP, Niederlande, Phone: +31 (0)85 0160650, E-Mail: jobs@igel.com
  • IGEL TECHNOLOGY (SCHWEIZ) GMBH, Hotelstrasse 1, Kloten Postfach 8060 Zürich, Schweiz, Phone: +41 44 309 13 62, E-Mail: jobs@igel.com
  • IGEL TECHNOLOGY LTD., Green Park, 200 Brook Drive, Reading, Berkshire, RG2 6UB, Vereinigtes Königreich, Phone: +44 118 340 3400, E-Mail: jobs@igel.com
  • IGEL TECHNOLOGY SRL, Street Jean Louis Calderon No. 26, Room 1, Floor 1, Apartment 1, 2nd District, 020036, Bucharest, Rumänien, E-Mail: jobs@igel.com
  • IGEL TECHNOLOGY SAS, 6 Place de la Madeleine, 75008, Paris, Frankreich, E-Mail: jobs@igel.com
  • IGEL TECHNOLOGY CORPORATION, 594 Howard Street, Suite 200, San Francisco, CA 94105, Vereinigte Staaten von Amerika, Tel: +1 845 589 5900, E-Mail: jobs@igel.com

Daten, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind:

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir personenbezogenen Daten von Ihnen, die wir für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen benötigen. Dies sind insbesondere Ihre Kontaktdaten, wie Ihr Name und Ihre Anschrift sowie alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten, wie Ihren Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen etc. Sofern Sie einen Antrag auf Reisekostenerstattung stellen, benötigen wir darüber hinaus auch Ihre Bankverbindungsdaten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich aus Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Deutschland), Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Österreich, Belgien, Niederlande, Rumänien, Frankreich), Chapter 2: Art. 6 1 (b) UK GDPR (Vereinigtes Königreich), dem CCPA (Kalifornien, USA) bzw. aus der Zweckbestimmung des Bewerbungsverfahrens (Schweiz).

Sofern Sie uns zusätzliche personenbezogene Daten zu Ihrer Person freiwillig mitteilen oder wenn wir Daten über Sie aus öffentlich zugänglichen Quellen zu beruflichen Zwecken (z.B. LinkedIn, XING), sowie von Ihrer beruflichen Website, Blog oder Portfolio erhalten, verarbeiten wir diese auf der Grundlage von gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. IGEL hat ein berechtigtes Interesse daran, die Geeignetheit des Kandidaten für die Rolle zu beurteilen und die durch diese bereitgestellten Informationen zu verifizieren (z.B. aus dem Lebenslauf).

Datenlöschung:

Die Daten werden gelöscht sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert oder kein berechtigtes Interesse mehr an der Speicherung besteht. Sofern keine Einstellung erfolgt, werden die personenbezogenen Daten nach Ablauf der gemäß den lokal anwendbaren gesetzlichen Vorschriften geltenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.

In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z.B. Reisekostenabrechnung), basierend auf abweichenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und ggf. bis zu 10 Jahre. Eine weitergehende Speicherung Ihrer Daten ist zudem zulässig, sofern die Weiterverarbeitung nach erfolgter Interessenabwägung von uns zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Wenn Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht eingestellt werden, Ihre Bewerbung für uns jedoch weiterhin von Interesse ist, bitten wir Sie um Ihre Einwilligung, Ihre Bewerbungsdaten für zukünftige Stellenangebote für einen Zeitraum von maximal 12 Monaten weiter zu speichern. Diese längere Aufbewahrung erfolgt auf der Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO (Deutschland, Österreich, Belgien, Frankreich, Niederlande, Rumänien Art. 6 1 (a) UK GDPR (Vereinigtes Königreich), CCPA (Kalifornien, USA) bzw. aus der Zweckbestimmung des Bewerbungsverfahrens (Schweiz). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an legal@igel.com widerrufen.

Empfänger Ihrer Daten:

Ihre Daten behandeln wir vertraulich. Ggf. setzen wir streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns z. B. in den Bereichen des elektronischen Bewerbermanagements oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden.

Wir nutzen HiBob (HiBob GmbH, Karl-Liebknecht-Str. 29A, 10178, Berlin, Germany) als Dienstleister, um unser Bewerber-Management-System zu betreiben. Sollten Ihre Daten im Rahmen der Verarbeitung zu HiBob in den USA übertragen werden, sind diese Übertragungen durch EU-Standardvertragsklauseln mit HiBob und eine Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF), abgesichert.

Ihre Rechte:

Unter der DSGVO haben Sie bestimmte Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
    Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob IGEL personenbezogene Daten über Sie verarbeitet und, wo dies zutrifft, in welchem Umfang und zu welchen Zwecken diese Verarbeitung stattfindet.
  • Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO)
    Sie haben das Recht, die Berichtigung von unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und, wo nötig, das Recht unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.
    Sie haben außerdem das Recht eine unverzügliche Löschung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der Gründe aus Art. 17 DSGVO anwendbar ist (z.B., wenn die Daten nicht mehr für den ursprünglichen Zweck benötigt werden). Sofern Ihre Daten im Rahmen der Verarbeitung an Dritte übermittelt worden sind, werden wir die notwendigen Schritte zur Löschung dieser Kopien Ihrer Daten einleiten. Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Löschung (teilweise) eingeschränkt werden kann, wenn wir verpflichtet sind Ihre Daten, wie in Abschnitt 4 dieser Erklärung ausgeführt, länger als ursprünglich notwendig zu verarbeiten.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
    Sofern eine der Bedingungen aus Art. 18 DSGVO anwendbar ist, haben Sie das Recht die Verarbeitung Ihrer Daten auf die einfache Speicherung zu beschränken.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
    In gewissen Situationen haben Sie nach Art. 20 DSGVO das Recht eine Kopie der von uns, über Sie, verarbeiteten personenbezogenen Daten in einer strukturierten, üblichen und Maschinenlesbaren Form zu erhalten oder die Übermittlung an einen Dritten zu verlangen.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
    Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht der betroffenen Person das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Nach Art. 77 DSGVO, haben Sie das Recht eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Datenverarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Dieses Recht können Sie insbesondere im Mitgliedsstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihrer Arbeitsstelle oder am Ort der Verletzungshandlung einreichen.
    Die zuständige Aufsichtsbehörde für IGEL ist:
    Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der freien Hansestadt Bremen
    Arndtstraße 1 27570 Bremerhaven, Deutschland
  • Sofern Sie eines der oben beschriebenen oder solche aus anwendbarem Recht gewährte Rechte geltend machen wollen, können Sie uns unter legal@igel.com Alternativ können Sie unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter den untenstehenden Methoden kontaktieren. Dabei kann es sein, dass wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern müssen, um es uns zu ermöglichen Ihre Identität zu bestätigen und sicherzustellen, dass Sie berechtigt sind Auskunft über Ihre Daten zu erhalten (oder Ihre anderen Rechte auszuüben).  Dies dient als Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die nicht dazu berechtigt sind. Außerdem kann es sein, dass wir Sie kontaktieren und um weitere Informationen zu Ihrer Anfrage bitten, die uns helfen die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu beschleunigen. Sie haben das Recht, von uns nicht für die Nutzung Ihrer Rechte, benachteiligt zu werden.

Unser Datenschutzbeauftragter

Bitte kontaktieren sie unseren Datenschutzbeauftragten, wenn sie weitere Fragen Anregungen oder Wünsche hinsichtlich Datenschutzes haben:

  • Für Deutschland (IGEL Technology GmbH)
    datenschutz nord GmbH
    Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, Deutschland
    office@datenschutz-nord.de, +49 421 69 66 320
  • Für andere europäische IGEL Gesellschaften (IGEL Technology (Austria) GmbH; IGEL Technology BVBA, Belgium; IGEL Technology B.V., The Netherlands; IGEL Technology Filial, Sweden; IGEL Technology SRL, Romania; IGEL Technology Ltd., Great Britain):
    FIRST PRIVACY GmbH
    Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, Deutschland
    office@first-privacy.com, +49 421 69 66 32 80

Automatische Entscheidungsfindung:

Da die Entscheidung über Ihr Beschäftigungsverhältnis nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Updates:

Da sich die Datenverarbeitung bei IGEL ändern kann, unterliegt die Datenschutzhinweise einer konstanten Aktualisierung und Modifikation. Sie finden die die aktuelle Version unter https://www.igel.de/ats-privacy-policy/. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aber immer, entsprechend der zum Zeitpunkt des Bewerbungseingangs gültigen Datenschutzbestimmungen.

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